Informativo 02 – XML Guarda de arquivos digitais

São Paulo, 23 de julho de 2019.

Assunto: ICMS-SP – Obrigatoriedade da guarda dos arquivos digitais “XML” da NF-e

Portanto, segue as devidas regras:

A finalidade do presente comunicado é alertar as empresas do Estado de São Paulo que emitem Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) estadual sobre a “obrigatoriedade” da guarda e conservação dos arquivos digitais da NF-e (arquivos XML), tanto os emitidos quanto os recebidos.

1 – Obrigatoriedade de envio dos arquivos digitais da NF-e ao destinatário

O emitente da NF-e está obrigado a enviar ao “destinatário” os arquivos digitais (XML) da NF-e, no momento da sua geração/autorização (Portaria CAT-162/2008, art. 27, Parágrafo único, item 2).

2 – Obrigatoriedade da guarda e conservação dos arquivos XML da NF-e

O “emitente” e o “destinatário” da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital (XML), sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado (Portaria CAT-162/2008, art. 33). Observe que a obrigatoriedade se aplica tanto aos arquivos digitais emitidos quanto aos recebidos.

3 – Dispensa da guarda dos arquivos digitais recebidos

Na hipótese de o destinatário “não” ser contribuinte credenciado a emitir NF-e (não obrigado à NF-e), deverá ser observado o seguinte: (i) alternativamente à guarda do arquivo digital da NF-e, poderá ser conservado o DANFE relativo à NF-e, e (ii) a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE (Portaria CAT-162/2008, art. 30, § 2°).

Portanto, o contribuinte não obrigado a emitir a NF-e está dispensado da guarda dos arquivos digitais (XML) das NF-e recebidas, mas está obrigado a verificar a validade e autenticidade da NF-e recebida, conforme se verá no item “4” adiante.

4 – Obrigações do destinatário da NF-e

Ao receber uma NF-e, o “destinatário” deverá verificar: (i) a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e, e (ii) a concessão da Autorização de Uso da NF-e recebida, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.

Caso o destinatário credenciado à emissão da NF-e não receba os arquivos por e-mail, este deverá “exigir” do fornecedor os arquivos digitais (XML) de todos os DANFE’s que receber.

5 – Conceito de NF-e e justificativa para guarda dos arquivos digitais

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventos fiscais relativos ao imposto (Portaria CAT-162/2008, art. 1º, Parágrafo único).

Portanto, a razão pela qual o Fisco paulista exige a guarda e conservação dos arquivos digitais (XML) da NF-e reside no fato de que a NF-e é um documento de “existência apenas digital”, sendo que o DANFE é apenas a impressão dos dados contidos no documento digital (NF-e). A guarda dos arquivos digitais é a garantia da autenticidade a NF-e, visto que o DANFE é passível de ser editado e modificado (fraude).

6 – SPED Fiscal/EFD Contribuições – Envio dos arquivos XML para a Peluso

Como visto, é de suma importância a guarda e conservação pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos dos arquivos XML de NF-e emitidas e recebidas, para apresentação ao Fisco, quando solicitado.

A empresa que não guardar os arquivos XML das NF-e recebidas (entradas) poderá, numa eventual fiscalização, ter os créditos de ICMS glosados, acrescidos de multa de 100% sobre o valor do crédito indevidamente escriturado (RICMS-SP/00, arts. 184 II; 212-O,§ 3º, “1”; e 527, II, “j”).

Outro ponto importante é que as empresas obrigadas à entrega do SPED Fiscal e da EFD Contribuições que emitem/recebem NF-e (estadual), deverão enviar para a área fiscal da Peluso todos os documentos fiscais emitidos  contra seu CNPJ/Inscrição Estadual (aquisições e outras entradas) e recomendamos para ter certeza destes documentos a aquisição de algum software no mercado que faz a captura destas informações através dos arquivos .xml. e enviar diretamente para endereço de e-mail previamente cadastrado.

Esta ferramenta possibilitará inclusive o conhecimento de possíveis documentos fiscais emitidos erroneamente para sua empresa e consideramos muito importante tal aquisição.

A falta de envio dos referidos arquivos XML à Peluso impossibilitará a entrega do SPED Fiscal e do EFD Contribuições no prazo fixado pela legislação.

A não apresentação ao Fisco dessas obrigações acessórias no prazo legal, ou a apresentação com dados falsos ou sem comprovação (sem os arquivos XML), sujeitará a empresa a penalidades (multas) previstas na legislação, que variam de 1% sobre o valor da operação (de entrada ou saída) a R$ 1.500,00 por cada mês de atraso.

Fundamentos: Ajuste SINIEF nº 07/2005; Portaria CAT-162/2008; RICMS-SP/00, art. 527, II e V; Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012, art. 10; Medida Provisória nº 2.158-35/2001, art. 57.

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